CRM comercial multiempresa, pipeline de propuestas por unidad de negocio, seguimiento automatizado de clientes y dashboard financiero con margen real por operación. Todo integrado en una sola plataforma a la medida de Grupo Lyown, con aplicación web, código propio y control total de la información.
Grupo Lyown opera cinco unidades de negocio — Consulting, Agency, BTL, Hunter y Films — a través de dos entidades jurídicas: Lyown Holding S.A.S. en Colombia y Lyown International LLC en Estados Unidos. La labor comercial es intensa: decenas de propuestas enviadas cada mes a través de correo electrónico, seguimiento manual en hojas de cálculo, carpetas organizadas a mano en la nube y sin visibilidad consólidada de en que estado está cada oportunidad ni cuanto representa financieramente.
Hoy el seguimiento de propuestas depende de la memoria, de revisar correos uno por uno y de anotar recordatorios en el iPad. No hay forma rápida de saber cuantas propuestas estan abiertas, cuantos días llevan sin respuesta, que unidad de negocio está vendiendo mas, ni cual es el margen real de cada operación después de pagar subcontratistas. Javier necesita enfocarse en lo comercial y en hacer crecer la operación, no en perseguir archivos y actualizar tablas manualmente.
Cada propuestá con su cliente, correo, unidad de negocio, empresa (Holding o International), estado, temperatura del lead y días sin respuesta. Vista de pipeline visual para seguimiento del avance de cada oportunidad comercial, separada por las 5 unidades de negocio.
El sistema avisa cuando una propuestá lleva demasiado tiempo sin respuesta. Javier decide si enviar un correo de seguimiento directamente desde el sistema o registrar que hizo una llamada o un mensaje. Todo queda registrado en el historial de interacciónes del cliente.
Ventas cerradas por unidad (Consulting, Agency, BTL, Hunter, Films), margen real después de subcontratistas, tasa de conversión de propuestas, ingresos por empresa y comparativo mensual. Datos para tomar decisiónes comerciales con claridad.
Base de datos centralizada de prospectos y propuestas con los campos del flujo comercial: cliente, contacto, correo, tipo de servicio, unidad de negocio, empresa (Lyown Holding o Lyown International), estado del pipeline (Primer contacto → Reunion agendada → Propuestá enviada → En conversación → Aprobada → Cliente activo), temperatura (frio, tibio, caliente) y notas.
Cada propuestá tiene un historial de interacciónes: correos enviados, llamadas, mensajes, reuniones. Javier registra cada contacto con un par de clics. El sistema muestra cuantos días lleva cada propuestá sin actividad y resalta las que necesitan atención inmediata.
Panel con indicadores clave: propuestas enviadas vs. aprobadas, propuestas por unidad de negocio, propuestas por empresa, días promedio de cierre y conversión general. Javier ve el estado de su operación comercial de un vistazo.
Vista ejecutiva: conteo de propuestas por estado, propuestas que necesitan seguimiento hoy, últimos movimientos del pipeline y resumen por unidad de negocio. Acceso desde cualquier dispositivo con credenciales propias.
Todas las etapas del proceso comercial visibles en un tablero. Filtros por unidad de negocio (Consulting, Agency, BTL, Hunter, Films), por empresa (Holding o International) y por estado. Al hacer clic en una propuestá se abre su ficha completa: datos del cliente, valor estimado, historial de interacciónes y documentos asociados.
Formulario para registrar nuevas oportunidades: nombre del cliente, correo, teléfono, tipo de servicio, unidad de negocio, empresa, valor estimado, fuente (como llego el cliente) y notas. Al guardar, el prospecto entra al pipeline en la etapa correspondiente.
Cada cliente tiene una línea de tiempo con todas las interacciónes registradas: correo de propuestá enviado, llamada de seguimiento, mensaje, reunion presencial. Tipo de interacción, fecha, que se hablo, que se acordo, resultado (positivo, neutral, pendiente). Trazabilidad completa.
Cuando una propuestá es aprobada, Javier la marca como tal y el prospecto se convierte en cliente activo con un clic. Los datos del prospecto pasan al módulo de clientes sin duplicar información. El cliente queda vinculado a la propuestá original y a la unidad de negocio correspondiente.
Panel con indicadores clave: propuestas enviadas por mes, tasa de conversión, ingresos por unidad de negocio, ingresos por empresa, días promedio de cierre por tipo de servicio y propuestas sin respuestá mayor a 15 días.
Cuando Javier marca una propuestá como aprobada, el sistema crea automáticamente el registro del cliente con todos los datos del prospecto, lo vincula a la unidad de negocio y empresa correspondiente, y actualiza las métricas del dashboard.
Todos los días, el sistema revisa las propuestas que llevan más de 7 días sin ninguna interacción registrada y envia un resumen por correo a Javier: "Estas propuestas necesitan seguimiento hoy." Las propuestas se resaltan visualmente en el pipeline.
Cada lunes, Javier recibe un correo con el pulso de la semana anterior: propuestas nuevas, propuestas cerradas, ingresos por unidad, propuestas estancadas y tasa de conversión. Datos reales, formato limpio, sin que nadie lo prepare.
Si alguna automatización falla (credenciales desconectadas, servicio caido, error en datos), el sistema envia un correo inmediato indicando que flujo fallo y por que. Sin sorpresas silenciosas.
Javier deja de usar hojas de cálculo como CRM. Tiene un pipeline visual de todas las propuestas comerciales de las 5 unidades de negocio, separadas por empresa, con historial de interacciónes y métricas de conversión. Sabe exactamente que propuestas necesitan atención, cuantos días llevan sin respuestá y como va cada unidad. Todo el código queda a nombre de Grupo Lyown, desplegado en sus cuentas, con control total.
No incluye: Integración directa con correo electrónico (captura automática de propuestas) · Envio de correos de seguimiento desde el sistema · Creación automática de carpetas en la nube · Dashboard financiero con margen por operación (costo de subcontratistas) · Vinculación con formulario de registro de clientes · Mantenimiento mensual de flujos
El sistema se conecta al correo de Javier y detecta automáticamente los correos que contienen propuestas comerciales enviadas. Extrae los datos del destinatario, identifica la unidad de negocio y crea el registro en el pipeline sin intervención manual. Javier solo válida y complementa.
Cuando una propuestá necesita seguimiento, Javier puede enviar un correo directamente desde el CRM. El sistema lo envia en la misma cadena del correo original para mantener contexto. También puede programar recordatorios para llamar o escribir por otro canal, y todo queda registrado automáticamente.
Cada propuestá aprobada permite registrar el costo del subcontratista o marca blanca. El sistema calcula automáticamente el margen real de la operación. El dashboard muestra ingresos brutos, costos de ejecución y utilidad neta por unidad de negocio, por empresa y por período.
El sistema monitorea el correo de Javier y detecta cuando se envia una propuestá comercial. Extrae el nombre del destinatario, el correo, identifica el tipo de servicio y la unidad de negocio, y crea un registro preliminar en el pipeline. Javier recibe una notificación para válidar y completar los datos. Se acabaron las propuestas que se olvidan en la bandeja de enviados.
Desde la ficha de cada propuesta, Javier puede enviar un correo de seguimiento que se envia en la misma cadena del correo original. El sistema le sugiere un mensaje basado en el tiempo transcurrido y el estado de la propuesta. Javier puede editarlo antes de enviar o usar el sugerido. La interacción se registra automáticamente en el historial.
Cuando un prospecto se convierte en cliente activo, el sistema crea automáticamente la estructura de carpetas en Google Drive: carpeta del cliente con subcarpetas para propuestas comerciales, facturación y documentos operativos. Separado por empresa (Lyown Holding / Lyown International) y por unidad de negocio. La misma estructura que Javier ya usa, pero sin crearla a mano.
Cuando el cliente acepta la propuesta, Javier le envia el link de registro (el mismo formulario que ya usa). Al completar el registro, los datos alimentan automáticamente el CRM: el prospecto se convierte en cliente, se actualizan sus datos de contacto, se dispara la creación de carpetas en la nube y el estado de la propuestá se actualiza a "Cliente activo" sin intervención manual.
Cada propuestá aprobada tiene un campo para registrar el costo del subcontratista o proveedor de marca blanca. El sistema calcula automáticamente: valor de la propuestá menos costo de ejecución igual margen real. El dashboard muestra utilidad por unidad de negocio, utilidad por empresa, comparativo mensual y las operaciónes con mejor y peor margen. Javier sabe exactamente donde está ganando y donde se está dando pela.
Javier puede configurar metas semanales o mensuales: número de propuestas a enviar, número de clientes a visitar, ingresos esperados por unidad. El sistema muestra el avance en tiempo real contra la meta y resalta las semanas donde la actividad comercial baja. Un motivador visual que convierte la disciplina en números.
Cuando Javier envia un correo que el sistema identifica como propuestá comercial (por asunto, destinatario o adjuntos), se crea automáticamente un registro en el pipeline con los datos extraidos. El sistema le notifica a Javier para válidar la clasificación y completar datos faltantes como valor estimado y temperatura.
Cuando el cliente completa el formulario de registro, el sistema actualiza el CRM (prospecto pasa a cliente activo), crea la estructura de carpetas en Google Drive con la division Holding/International y la unidad de negocio correspondiente, y envia una notificación a Javier confirmando que todo está listo para iniciar el trabajo.
Cuando una propuestá supera los 10 días sin interacción, el sistema genera automáticamente un borrador de correo de seguimiento basado en el contexto de la propuestá y lo deja listo para que Javier lo revise y envie con un clic. Adicionalmente, le envia un mensaje recordandole la acción pendiente.
Al convertir un prospecto en cliente, el sistema crea automáticamente en Google Drive: Lyown Holding S.A.S. / [Unidad de negocio] / [Nombre del cliente] / {Propuestas comerciales, Facturación, Documentos operativos}. Para clientes de Lyown International LLC, la misma estructura bajo la carpeta correspondiente. El enlace a las carpetas queda vinculado al registro del cliente en el CRM.
El correo de Javier se convierte en la fuente automática del pipeline. Las propuestas se registran solas, el seguimiento se envia desde el CRM en la misma cadena, las carpetas se crean automáticamente cuando el cliente acepta y el dashboard financiero muestra el margen real de cada operación después de pagar subcontratistas. Javier sabe exactamente cuanto está vendiendo cada unidad, cuanto le queda y que propuestas necesitan atención. Este es el plan que entrega el mayor retorno sobre el esfuerzo invertido.
| Funcionalidad | Básico | Pro |
|---|---|---|
| Pipeline kanban de propuestas | Si | Si (+ captura automática) |
| Separación por 5 unidades de negocio | Si | Si |
| Separación Lyown Holding / Lyown International | Si | Si |
| Historial de interacciónes por cliente | Si | Si (+ registro automático) |
| Registro de prospectos y propuestas | Si (manual) | Si (manual + automático desde correo) |
| Conversión prospecto → cliente | Si | Si (+ vinculación con formulario) |
| Dashboard de métricas comerciales | Si (básico) | Si (completo) |
| Temperatura de leads (frio/tibio/caliente) | Si | Si |
| Alerta de propuestas sin seguimiento | Si | Si (+ correo sugerido) |
| Acceso web + movil | Si | Si |
| Captura automática de propuestas desde correo | No | Si |
| Envio de correos de seguimiento desde el CRM | No | Si (misma cadena) |
| Creación automática de carpetas en Google Drive | No | Si (Holding + International) |
| Vinculación con formulario de registro de clientes | No | Si |
| Dashboard financiero con margen por operación | No | Si |
| Metas comerciales y seguimiento de actividad | No | Si |
| Correo sugerido automático para seguimiento | No | Si |
| Automatizaciónes | 4 | 8 |
| Pantallas de la aplicación | 6 | 12 |
| Tiempo de implementación | 3 semanas | 5-6 semanas |
| Inversión | $5.000.000 + IVA | $8.000.000 + IVA |
Ambos planes incluyen: código propio a nombre de Grupo Lyown, despliegue en las cuentas de la empresa, dos sesiones de capacitación, manual de uso, soporte durante 30 días después de la entrega y una sesion de revision al mes 2 post-entrega para ajustes finos.
Propiedad del sistema: Todo el código, las bases de datos y la infraestructura quedan a nombre de Grupo Lyown. Las credenciales, cuentas de servicio y repositorios se crean con los correos corporativos de la empresa. Marin Ortega no retiene acceso una vez realizada la entrega.
Modalidad de pago: 70% al inicio del proyecto, 30% contra entrega. Todos los valores estan expresados antes de IVA (19%). Si Grupo Lyown opta por el pago del 100% al inicio, se aplica un descuento del 10% sobre el valor antes de IVA. La facturación se realiza a nombre de Marin Ortega Consultores Jurídicos S.A.S.
Costos de terceros: Los costos de las plataformás de infraestructura (hosting, base de datos, servicios de inteligencia artificial, almacenamiento) corren por cuenta de Grupo Lyown. Estimamos un costo mensual de operación entre $120.000 y $350.000 COP dependiendo del plan, y lo detallamos en la propuestá técnica una vez seleccionado el plan.
Capacitación: Dos sesiones de capacitación incluidas: una para Javier como administrador del sistema y una sesion general de uso. Manual de uso entregado en formato digital.
Soporte post-entrega: 30 días de soporte incluidos para ajustes menores y resolución de incidencias, más una sesion de revision al mes 2 post-entrega para verificar adopción y hacer ajustes finos. Después de este período, Grupo Lyown opera de forma autonoma o puede contratar un servicio de mantenimiento mensual (entre $120.000 y $500.000 COP mensuales segun complejidad).
Escalabilidad y evolución entre planes: Los dos planes comparten la misma base tecnológica. El Plan Básico es el cimiento del Pro. Esto significa que si Grupo Lyown inicia con el Plan Básico y más adelante quiere evolucionar al Pro, no se empieza de cero: se construye sobre lo que ya existe. La inversión para pasar del Básico al Pro seria únicamente por las funcionalidades adicionales ($3.000.000 + IVA), no por el sistema completo. Es un camino, no dos productos distintos.
El Plan Básico es una base sólida si el presupuesto es ajustado o si Javier quiere empezar a operar con orden cuanto antes. El Plan Pro es el punto dulce: conecta el correo al pipeline, automatiza el seguimiento, crea las carpetas sin intervención y entrega el dashboard financiero con margen real por operación. Es el plan que convierte la disciplina comercial de Javier en un sistema que trabaja para el. Y lo mejor: si se empieza por el Básico, pasar al Pro es un upgrade natural. No se repite trabajo, no se paga doble. Se escala.